Estos Términos y Condiciones rigen el uso de ClockIn, servicio de software como servicio (SaaS) operado por ClockIn SAS (en adelante, “ClockIn”, “nosotros” o “el proveedor”). Al crear una cuenta o utilizar el servicio, el usuario acepta quedar vinculado por estos términos.
1. Descripción del servicio
ClockIn es una plataforma digital de control de asistencia laboral que permite a empresas registrar entradas y salidas de empleados mediante PIN y foto, generar reportes de horas trabajadas y calcular recargos laborales conforme a la legislación colombiana vigente. El servicio se presta a través de la plataforma accesible en clockin.lat y sus subdominios.
2. Registro y cuenta
Para acceder al servicio, el representante de la empresa debe crear una cuenta con una dirección de correo electrónico válida y una contraseña. El titular de la cuenta es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de todas las acciones realizadas bajo su cuenta.
ClockIn se reserva el derecho de suspender o eliminar cuentas que incumplan estos términos, que se usen para actividades ilícitas, o que presenten información falsa en el registro.
3. Período de prueba y suscripción
Al registrarse, las empresas acceden a un período de prueba gratuita de 7 días calendarios. Durante este período se pueden usar todas las funcionalidades del servicio sin costo y sin proporcionar datos de pago.
Vencido el período de prueba, la cuenta queda bloqueada hasta que se active una suscripción paga. Los datos de la empresa se conservan durante al menos 30 días adicionales. La suscripción se cobra mensualmente por el número de sedes activas a la tarifa vigente publicada en clockin.lat/precios.
4. Precios y pagos
Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen IVA cuando aplique conforme a la normativa tributaria colombiana. ClockIn procesa los pagos a través de MercadoPago Colombia. El usuario autoriza el cobro recurrente mensual al aceptar la suscripción.
ClockIn puede modificar sus precios con un aviso previo de al menos 30 días. Los cambios de precio no aplican retroactivamente al ciclo en curso.
5. Cancelación
El usuario puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde el panel de administración. La cancelación tiene efecto al final del ciclo de facturación en curso; no se realizan reembolsos proporcionales por el período no utilizado. Tras la cancelación los datos se conservan por 30 días.
6. Uso aceptable
El usuario se compromete a:
- Usar el servicio únicamente para fines laborales lícitos relacionados con el control de asistencia de sus empleados.
- No compartir accesos con terceros no autorizados.
- Informar a sus empleados sobre el uso de datos de asistencia conforme a la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales).
- No intentar acceder a datos de otras empresas registradas en la plataforma.
- No realizar ingeniería inversa, scraping o ataques sobre la infraestructura del servicio.
7. Datos personales de empleados
El empresario que usa ClockIn actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados (nombre, foto, registros de asistencia). ClockIn actúa como encargado del tratamiento. El empresario es responsable de obtener las autorizaciones de tratamiento de datos exigidas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
ClockIn implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos almacenados. Para más información, consulta nuestra Política de Privacidad.
8. Disponibilidad del servicio
ClockIn busca mantener una disponibilidad del 99% mensual. Sin embargo, no garantiza disponibilidad ininterrumpida y puede realizar mantenimientos programados con aviso previo. ClockIn no es responsable por interrupciones atribuibles a terceros (operadores de nube, proveedores de red, fuerza mayor).
9. Propiedad intelectual
Todo el código, diseño, marca, contenido y tecnología de ClockIn son propiedad exclusiva de ClockIn SAS. El usuario recibe una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el servicio durante la vigencia de su suscripción. No se transfiere ningún derecho de propiedad intelectual al usuario.
10. Limitación de responsabilidad
ClockIn es una herramienta de apoyo operativo. Los reportes de horas y los cálculos de recargos son estimaciones de referencia basadas en la información registrada por el usuario y en las reglas laborales configuradas. ClockIn no sustituye la asesoría de un profesional de nómina, contador o abogado laboral. El usuario es el único responsable de la liquidación correcta de la nómina y del cumplimiento de las obligaciones laborales con sus empleados.
En ningún caso ClockIn será responsable por daños indirectos, lucro cesante o perjuicios derivados del uso o la imposibilidad de uso del servicio, en la medida permitida por la ley colombiana.
11. Modificaciones
ClockIn puede modificar estos Términos con aviso previo de al menos 15 días mediante correo electrónico o notificación en el panel de administración. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigor de las modificaciones constituye aceptación de las mismas.
12. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., salvo que las partes acuerden otro mecanismo de resolución de conflictos.
13. Contacto
Para preguntas sobre estos Términos o el servicio en general, escríbenos a: hola@clockin.lat.